A liquidação da despesa corresponde a fase em que se verifica o direito do fornecedor de receber o pagamento após a verificação da entrega do produto ou da prestação do serviço. Para isso, o setor responsável analisa os documentos apresentados pelo credor, bem como atesta se os serviços foram realmente prestados.
De acordo com a Lei nº 4.320/64, a liquidação da despesa consiste “na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito” (art. 63). Segundo o parágrafo primeiro do mesmo artigo:
§ 1º Esta verificação tem por fim apurar:
I – a origem e o objeto do que se deve pagar;
II – a importância exata a pagar;
III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.
Mais adiante, a referida norma afirma:
§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:
I – o contrato, ajuste ou acordo respectivo;
II – a nota de empenho;
III – os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.
Conforme se verifica nos dispositivos da Lei nº 4.320/64 que tratam da liquidação, o gestor deve realizar alguns procedimentos para saber se a despesa está adequadamente liquidada. Deve-se, primeiramente, conhecer o objeto da despesa e sua origem, o valor que se deve pagar, observando o instrumento contratual e os empenhos. Depois, verifica-se quem é a pessoa que deve receber o valor a fim de extinguir a obrigação do município.
Geralmente o responsável pela liquidação da despesa é o setor financeiro e/ou contábil, haja vista que o pagamento somente pode ser efetuado após a adequada liquidação.
De acordo com Bezerra Filho (1), a liquidação tem como objetivo:
a. Constatar se quem apresentou a conta (nota fiscal ou outro documento similar) é o mesmo que figura como credor ou beneficiário na nota de empenho;
b. Constatar se os valores são coincidentes em ambos os documentos;
c. Constatar se houve o atestado da realização da despesa, firmado pelo setor competente (recebimento do material, prestação de serviços, execução de obras, etc.);
d. No caso de contrato de execução de obra, verificar se a parcela cobrada está de acordo com as clausulas contratuais, que definem o cronograma físico-financeiro da mesma;
e. Ainda nas despesas vinculadas a contratos, com clausulas de reajustes, verificar se tais reajustes obedecem ao que foi definido nas clausulas contratuais;
f. No caso de auxílio, contribuições e/ou subvenção, verificar se constam nos autos a autorização do mesmo e o respectivo valor e a documentação do beneficiário; e
g. Outros procedimentos de controle que a administração entenda pertinentes.
A liquidação é uma etapa muito importante uma vez que envolve a comprovação de que os serviços foram prestados. Por isso, a fiscalização dos Tribunais de Contas é tão incisiva neste aspecto. Uma vez não comprovada a liquidação da despesa, o pagamento é automaticamente considerado irregular, podendo ocorrer a imputação do débito tanto por quem autorizou o pagamento sem a devida liquidação, quanto por quem liquidou a despesa com base em documentos frágeis.
A liquidação da despesa não se prende apenas a aspectos formais (notas fiscais, recibos, cópias de cheques, atesto de recebimento, etc), mas também está relacionada com a materialidade da despesa. Ou seja, o gestor também deverá comprovar que os serviços foram materialmente prestados, através de documentos adicionais, tais como: relatórios, registro fotográfico, arquivo magnético, parecer, vídeo, etc.
Quando se tratar de prestação de serviço a liquidação necessita ser ainda mais bem cuidadosa, pois depois de certo lapso temporal é extremamente difícil comprovar se alguns serviços foram, de fato, prestados. Daí a importância de o gestor documentar toda liquidação da despesa a fim de se precaver de possíveis questionamentos dos Tribunais de Contas. Aliás, a própria Lei nº 4.320/64 menciona expressamente que a liquidação da despesa por serviços feitos terá por base também os comprovantes da efetiva prestação dos serviços (art. 63, § 2º, III).
(1). BEZERRA FILHO, João Eudes. Oçamento Aplicado ao Setor Público. São Paulo, Atlas, 2012.
