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É importante que o gestor tenha em mente que quanto melhor for os controles da administração menor a probabilidade do cometimento de erros e mais fácil será a comprovação das despesas.
O controle é um dos requisitos que o Auditor considera quando vai inspecionar alguns elementos da gestão. Quando percebe que os controles estão adequados e consistentes, ele efetua menos procedimentos de auditoria. A título de exemplificação, listamos no quadro a seguir alguns controles que podem ser adotados a fim de facilitar a comprovação das despesas e de demonstrar a boa gestão pública.
Esses são apenas alguns exemplos de controles que podem ser desenvolvidos a fim de transmitir maior segurança nas despesas executadas e também serve como ferramenta gerencial para o administrador público.
Para finalizar este ponto, é importante ressaltarmos que muitas vezes a contestação da liquidação da despesa surge devido ao meio de pagamento utilizado. O pagamento realizado mediante transferência bancária é diferente de um feito através de dinheiro vivo. Naquele, resta evidente o beneficiário do pagamento, enquanto neste há obscuridade e ausência de transparência. Quando o pagamento de grande vulto é realizado através de dinheiro “vivo”, desperta na fiscalização a necessidade de se constatar a efetiva prestação dos serviços (liquidação material). Neste caso, se não comprovada a prestação dos serviços, o responsável poderá ter suas contas julgadas irregulares e condenado a devolver os recursos despendidos. Como bem salientou o Tribunal de Contas do Estado do Pará (1):
“Não é suficiente à comprovação do nexo de causalidade a apresentação de comprovantes de despesas que não guardam relação com o único saque efetuado na conta específica do convênio, evidenciando, assim, não ter havido movimentação bancária que permitisse a perfeita identificação de quem tenham sido os credores do recurso estadual repassado”.
“Documento genérico e desprovido de dados que demonstrem a forma de execução do objeto não pode ser tido como relatório de seu acompanhamento, controle e fiscalização, tampouco sana o entrave da ausência do nexo de causalidade entre o recurso repassado e as despesas apresentadas”
Observados todos esses procedimentos e regras, a liquidação da despesa será efetuada com maior segurança e o Poder Público poderá realizar a última etapa da execução da despesa pública: O pagamento.
(1) TCE-PA – Acórdão nº 56.482, de 07/03/2017.
