A comprovação da despesa é assunto de grande relevância para o gestor que administra, guarda, arrecada ou mantém sob sua responsabilidade recursos ou bens públicos. Dessa forma, saber quais são os documentos necessários e hábeis para que a despesa reste aprovada é essencial.
De modo geral, a despesa é legitimada quando acompanhada de documentos capazes de evidenciar o nexo causal entre a saída de recursos públicos, a entrega dos bens/serviços e os respectivos documentos fiscais.
Com relação ao desembolso de recursos públicos e aos documentos fiscais, não há grandes problemas em comprovar os gastos, pois existem diversos instrumentos capazes de fazê-lo, tais como extratos bancários, comprovante de transferências, notas fiscais e recibos. Porém, no que tange à comprovação da entrega dos bens e serviços, a demonstração da correta aplicação dos recursos é mais complexa.
Normalmente, o atesto da entrega de bens/serviços dado pelo servidor público responsável pelo recebimento dos produtos do fornecedor é o documento mais comum para comprovação de que os serviços/produtos foram efetivamente prestados/entregues. No entanto, existem outras formas de comprovação, a exemplo do registro fotográfico ou videográfico.
Não obstante as fotos e vídeos serem documentos importantes para comprovação das despesas, estes instrumentos não podem ser utilizados como regra, nem se tornar imprescindível para a evidenciação da correta aplicação dos recursos. Estes elementos devem ser utilizados de maneira acessória ou complementar a comprovação dos gastos.
O Tribunal de Contas da União considera que “fotografias, filmagem e mesmo declarações não podem ser aceitas, por si sós, como meio de prova capaz de atestar a efetiva consecução da finalidade pactuada com o uso dos recursos repassados, tampouco substituir os documentos hábeis para esse fim, até porque a boa e regular aplicação dos recursos públicos só pode ser comprovada mediante o estabelecimento do nexo entre a aplicação dos recursos recebidos e a execução do objeto conveniado”. Percebe-se que a Corte de Contas Federal considera que o registro fotográfico e videográfico constituem elementos de prova adicionais e não essenciais.
Por sua vez, o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, ao analisar a comprovação de despesas com publicidade, apesar de considerar que a ausência de comprovantes legais anexos às notas de empenho é irregular, concluiu que a não “apresentação do conteúdo da matéria veiculada, por si só, não deve ensejar presunção de dano ao erário em decorrência de gastos de publicidade”.
De todo o exposto, podemos concluir que apesar do registro fotográfico e videográfico serem importantes meios de prova da comprovação das despesas, estes elementos não podem ser exigidos como instrumentos essenciais para legitimação dos gastos (salvo nos casos de previsão em norma específica). Outrossim, não seria nada razoável obrigar que todas as despesas do ente fossem comprovadas através de fotos ou vídeos.
Artigo fundamentando em jurisprudência vigente na data de publicação.
