A Lei de Licitações e Contratos (Lei nº 8.666/93) afirma que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da administração especialmente designado (art. 67). Trata-se de uma obrigação imposta pela norma que todo contrato tenha ao menos um responsável pela fiscalização, podendo em contratos menos complexos, especialmente nos municípios de pequeno porte, um servidor ser designado para fiscalizar mais de um contrato.
O ato de designação pode ser uma Portaria ou outro instrumento congênere em que conste ao menos o nome, matrícula, cargo e dados do contrato a ser fiscalizado. O ato de designação também deve estabelecer as atribuições e responsabilidades do fiscal e deve ser publicado (com ciência do servidor) antes do início da vigência contratual, a fim de que o fiscal possua tempo necessário para conhecer suas responsabilidades e o instrumento contratual. Nos casos em que exista norma local estabelecendo as funções, atribuições e responsabilidades dos fiscais dos contratos, o ato de designação basta citar a referida norma, não sendo necessário constar expressamente as funções, atribuições e responsabilidades.
Nos contratos de grande vulto e maior complexidade, a autoridade competente pode designar, além do fiscal, outros servidores ou terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa função. Por outro lado, quando se tratar de contratos com entrega única e imediata de um bem/serviço, a fiscalização do instrumento pode ser feita através do atesto do servidor responsável pelo recebimento do bem/serviço, não sendo necessário a designação formal de um fiscal.
O Tribunal de Contas da União recomenda que o servidor designado possua formação acadêmica compatível com as atribuições e que haja segregação das funções de gestão e de fiscalização do contrato. Ademais, é importante que o fiscal não tenha participado do procedimento licitatório nem seja subordinado do gestor do contrato.
Por fim, o ato de designação não pode ser recusado pelo servidor, porém sempre é possível que ele cientifique a autoridade competente ou seu superior hierárquico quaisquer casos de impedimento, suspeição, incapacidade técnica ou inexistência de tempo e recursos suficientes para exercer o seu mister. Saliente-se que a autoridade competente poderá ser responsabilizada solidariamente caso designe servidor notadamente incapaz para exercer suas funções, seja por motivos técnicos, operacionais ou pela ausência dos elementos necessários para o exercício da incumbência. Caso isto ocorra, o servidor pode inclusive ser isento de responsabilidade.
Artigo embasado em 6 (seis) decisões de Tribunal de Contas vigentes na data de sua publicação.
