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Um dos documentos indispensáveis para a liquidação e comprovação formal da despesa pública é a nota fiscal. Porém, para que este documento seja considerado válido na comprovação do gasto público alguns aspectos formais devem ser atendidos, dentre os quais a tempestividade da emissão.
A regra é que a nota fiscal seja emitida durante a vigência dos contratos administrativos ou convênios. A emissão do documento fiscal antes ou após a vigência dos ajustes pode indicar que os serviços não foram prestados e a nota fiscal foi emitida apenas para tentar comprovar formalmente a entrega do produto ou serviço.
Em resposta a consulta sobre o tema, o Tribunal de Contas do Mato Grosso do Sul assentou que “a emissão de nota fiscal de fornecimento de produtos deverá ser dentro da vigência do contrato administrativo, por se traduzir em ato de sua execução e por isso deve estar sob a cobertura da vigência contratual”.
No mesmo sentido, o Superior Tribunal de Justiça considerou pertinente a reprovação da prestação de contas do convênio embasada em documento fiscal cuja data de emissão foi anterior ao período de vigência do ajuste. Segundo o STJ, “a data de emissão das notas fiscais deve servir como parâmetro para verificação da data em foi realizada a despesa, especialmente quando pela análise da documentação dos autos ressoa dúvidas quanto à data em que efetivamente foram prestados os serviços”.
Diante disto, a Advocacia-Geral da União recomenda que os fiscais de contratos, antes de atestar os documentos fiscais, verifiquem se a data da emissão está condizente com o período da prestação dos serviços.
Portanto, percebe-se que apesar do documento fiscal ser um dos instrumentos de comprovação da despesa pública, algumas formalidades devem ser observadas, a exemplo da data da emissão adequada com a vigência dos contratos administrativos e a realização dos serviços.
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