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O reconhecimento de firma é um procedimento que visa garantir a autenticidade da assinatura constante de um determinado documento. Geralmente este reconhecimento é feito nos cartórios, onde a autoridade competente certifica a autoria de uma assinatura.
A Lei de Licitações e Contratos afirma que “os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da administração ou publicação em órgão da imprensa oficial” (art. 32). Nota-se que o referido dispositivo não menciona expressamente a necessidade de reconhecimento da autenticidade da assinatura nos documentos da habilitação.
No âmbito da administração pública federal, o Decreto nº 9.094/17 dispensa o reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no país que se destinem a fazer prova junto aos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Esta determinação visa reduzir custos e desburocratizar os procedimentos da administração pública.
Apesar da regra de dispensar o reconhecimento de firma, a referida norma assevera que se existir dúvida fundada quanto à autenticidade do documento ou assinatura, pode-se exigir o reconhecimento de firma. Ademais, nos casos de expressa disposição legal, o procedimento também é obrigatório (art. 9º).
Da análise dos dispositivos supramencionados, podemos inferir que o reconhecimento de firma nos documentos de habilitação dos licitantes somente deverá ser exigido em situações excepcionais com a devida justificativa. Portanto, não se pode impor o reconhecimento de firma como requisito indispensável para aceitação dos documentos de habilitação dos licitantes.
O Tribunal de Contas da União reconheceu que restringe à competitividade das licitações exigir apresentação de documento com firma reconhecida em cartório. Para a Corte de Contas Federal, “a exigência de reconhecimento de firma em documentos apenas pode ser feita em caso de dúvida quanto à autenticidade da assinatura e se houver prévia previsão editalícia”. Na mesma direção, o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo possui jurisprudência no sentido de excluir a necessidade de reconhecimento de firma em documentos exigíveis para a habilitação dos licitantes.
Por fim, o Superior Tribunal de Justiça assentou que até mesmo a exigência de reconhecimento de firma em instrumento de procuração nos processos licitatórios pode ser relevada em face dos princípios da razoabilidade e proporcionalidade.
Do exposto, pode-se concluir que não se pode exigir o reconhecimento de firma nos documentos de habilitação dos licitantes por constituir restrição à competição, salvo em casos especiais que seja necessário comprovar a autenticidade da assinatura e quando não existam outros meios adequados para certificação.
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