A conciliação bancária é o procedimento pelo qual se evidencia fatos com o intuito de justificar a diferença em o saldo constante das contas bancárias e o escriturado na contabilidade pública. É um procedimento de controle que objetiva demonstrar registros que não foram realizados tanto nas contas bancárias quanto na contabilidade.
A conciliação bancária existe em razão da impossibilidade de se registrar todos os fatos que impactam as contas públicas no exato momento de sua ocorrência. Noutras palavras, se existir diferença entre os saldos bancários e contábeis, o gestor público deverá explicar as divergências através da conciliação bancária.
Segundo entendimento do Tribunal de Contas da União, “a conciliação bancária é o instrumento hábil capaz de demonstrar cabalmente o nexo causal entre as despesas efetuadas e a origem dos recursos despendidos”. Além disso, o TCU afirma que “a falta de conciliação entre notas fiscais, cheques emitidos e extratos bancários impede o estabelecimento de correlação entre os documentos informados na relação de pagamentos”.
De modo geral, conforme será demonstrado a seguir, podemos destacar ao menos quatro situações que ensejam a necessidade de elaboração da conciliação bancária.
A primeira situação ocorre quando ao final de determinado período existiram fatos contábeis que foram evidenciados na contabilidade mas não houve o respectivo crédito na conta bancária. Como exemplo, podemos citar o registro de uma receita na contabilidade da prefeitura mas que ainda não foi creditada na conta bancária. Neste caso, deve-se demonstrar na conciliação que o saldo da conta banco ou caixa é maior que o evidenciado no extrato bancário em função do crédito na conta bancária ainda não ter ocorrido.
Outra hipótese que acarreta a necessidade de conciliação bancária ocorre quando existem fatos contábeis registrados na contabilidade mas sem o débito (saída de recursos) no extrato bancário. Esta situação ocorre quando o setor contábil registra o pagamento de despesas através de cheques, mas ainda não houve a compensação (débito) na conta bancária. Logo, a contabilidade deve demonstrar que o saldo da conta banco ou caixa é menor do que o evidenciado no extrato bancário, pois ainda não foram registrados os débitos pelo banco (compensação).
Nas duas hipóteses acima relatadas observa-se que a necessidade de conciliação ocorreu em razão da ausência de registros nas contas bancárias. Porém, há situações onde ocorre o inverso. Ou seja, existe o registro nas contas bancárias, mas a contabilidade ainda não realizou o lançamento contábil, senão vejamos.
Quando o extrato bancário evidencia um crédito sem o respectivo lançamento na contabilidade, também deve-se fazer a conciliação bancária. Como exemplo, podemos citar o caso em que houve o recebimento financeiro de receitas pelo banco, mas ainda não ocorreu o registro na contabilidade. Nesta hipótese, o gestor deve demonstrar na conciliação que o saldo contábil da conta bancos é menor que o do extrato devido à ausência de registro de uma receita.
Por fim, podemos citar a situação onde existe um débito na conta bancária mas a contabilidade ainda não efetuou o respectivo lançamento. Este caso ocorre quando, por exemplo, houve o débito referente a tarifas bancárias na conta da prefeitura, mas o setor contábil não registrou a despesa pública.
Portanto, vimos que existem ao menos quatro situações de divergências entre os registros contábeis e bancários que necessitam ser evidenciados na conciliação. Saliente-se que a ausência de justificativa das divergências dos registros pode acarretar a imputação de débito ao gestor, especialmente no caso em que o extrato bancário evidencia uma saída de recursos sem a devida comprovação pela contabilidade.
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