Em muitos municípios brasileiros o gasto com combustíveis e bastante relevante, comprometendo boa parte dos recursos públicos. Em razão da magnitude dessas despesas, os gestores públicos devem adotar medidas a fim de garantir a boa aplicação dos recursos, a eficiência dos gastos e a transparência. Nesse sentido, a existência de um sistema de controle de combustíveis torna-se imprescindível.
Apesar de não existir uma norma nacional obrigando as prefeituras a criarem um sistema de controle de consumo de combustível, este procedimento é essencial para comprovar efetivamente a despesa pública. Como é sabido, a comprovação do gasto público não se faz apenas através de documentos formais (nota fiscal, recibo, cópia de cheque, comprovante de transferência, etc.), é indispensável também que o administrador público demonstre que a despesa realmente existiu. Nesse contexto, o sistema de controle de combustível evidencia a ocorrência da despesa na prática, além de demonstrar o nexo causal entre a aquisição dos combustíveis e os documentos formais da despesa.
Sabendo da necessidade de comprovar efetivamente os gastos públicos, frequentemente os Tribunais de Contas exigem dos prefeitos a implantação de um sistema de controle de consumo de combustíveis.
O Tribunal de Contas de Minas Gerais considera que a “falta de controle sobre o abastecimento de combustíveis, pneus, peças e manutenção de veículos e máquinas, sem a devida comprovação, é irregular, sendo passível de aplicação de multa”.
Por sua vez, o Tribunal de Contas do Paraná entende que “configura irregular liquidação da despesa e, consequentemente, dano ao erário, o pagamento pela aquisição de combustível sem a devida comprovação de abastecimento na frota oficial da administração”. O TCE-PR também já decidiu que “configura dano ao erário por falhas no controle do abastecimento de combustíveis quando houver omissão, nos instrumentos de gestão do abastecimento, de informação que inviabilize o controle da despesa e da destinação do combustível, tal como a impossibilidade de identificação do veículo ou equipamento abastecido”.
O Tribunal de Contas de Pernambuco também considera essencial um sistema de controle de consumo de combustível. Segundo o TCE-PE, “deverá ser disciplinado, por meio de instrumento normativo adequado, o devido controle, estabelecendo os requisitos a serem observados em relação aos veículos, limites, atividades e beneficiários, contemplando as necessárias informações e registros que permitam o devido acompanhamento e fiscalização (tanto no que diz respeito ao controle interno, quanto ao controle externo), a exemplo da correta e precisa identificação (nas notas fiscais e demais documentos) quanto aos veículos abastecidos, registro da quilometragem, indicação das datas, atividades a serem realizadas e pessoas beneficiadas, dentre outros aspectos relevantes. O controle interno deve garantir a adequação e a efetividade dos mecanismos de controle adotados”.
Por fim, o Tribunal de Contas do Mato Grosso orienta os prefeitos no sentido de promover “o registro analítico da frota e faça o controle individualizado dos custos de manutenção e de abastecimento de cada veículo, bem como deixe de efetuar a liquidação de despesa referente ao abastecimento de veículos somente com base em nota fiscal e passe a adotar também outros meios acessórios que complementem a comprovação do direito adquirido pelo credor”.
Percebe-se que um sistema de controle de combustível é fundamental para a liquidação da despesa e comprovação dos gastos públicos. A ausência de controle pode ensejar ao prefeito a aplicação de multa, imputação de débito por despesas não comprovadas e até mesmo a emissão de parecer contrário a aprovação de suas contas.
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