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A legislação fiscal de cada ente da federação estabelece regras para a regularidade dos documentos fiscais, dentre as quais encontra-se a fixação de um determinado prazo de validade para as notas fiscais. Noutros termos, as notas fiscais de produtos e serviços possuem, via de regra, um determinado prazo de validade, findo o qual restam vencidas.
Apesar da legislação fiscal estabelecer regras para as empresas que emitem os documentos fiscais, a administração pública tem o dever de conhecer estas normas a fim de certificar-se da validade das notas fiscais apresentadas por seus fornecedores.
A Lei nº 4.320/64 assevera que a liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido do credor e tem por base, dentre outros documentos, os comprovantes de entrega do material ou da prestação efetiva dos serviços. Logo, as notas fiscais constituem um dos documentos indispensáveis para a liquidação da despesa pública.
Em face da sua imprescindibilidade, o Tribunal de Contas da União considera que a “nota fiscal com validade expirada não constitui documentação idônea para comprovação da regularidade dos gastos, devendo as respectivas despesas serem glosadas pelo concedente, eis que compete ao convenente a verificação da validade da documentação apresentada para fins de prestação de contas”.
Portanto, a fim de comprovar a correta aplicação dos recursos públicos e a regularidade da prestação de contas, os gestores devem verificar, quando da liquidação da despesa, se os documentos fiscais apresentados pelos fornecedores encontram-se regulares nos termos da legislação fiscal aplicável.
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