O ressarcimento de combustível em razão da utilização de veículo próprio do servidor público para realizar atividades de interesse da administração pública é um procedimento adotado por algumas prefeituras e câmaras municipais, especialmente nos municípios de pequeno porte que não possuem frota suficiente para atender as demandas dos serviços.
Como o servidor utiliza o seu próprio veículo para atender as necessidades da entidade pública, esta ressarce as despesas de combustível arcadas pelo mesmo. Apesar deste procedimento ser relativamente comum nos municípios com frota insuficiente, salienta-se que o mesmo deve ser excepcional, conforme orientação do Tribunal de Contas de Santa Catarina. Segundo regulamentação interna do TCE-SC, “a título excepcional e desde que previamente autorizado, poderá haver ressarcimento de despesas com transporte em veículo particular ou com locação de veículo, nos deslocamentos destinados à realização de serviços externos”.
No caso de implantação do programa de ressarcimento, os gestores públicos devem adotar algumas precauções e mecanismos de controle a fim de comprovar a efetiva utilização do veículo e justificar o valor da indenização.
O primeiro ponto que deve ser observado pelo gestor é a regulamentação do ressarcimento, a qual deve ocorrer preferencialmente por meio de lei. Entretanto, o uso de Portaria não é considerado meio ilegítimo para a regulamentação. Inclusive, alguns Tribunais de Contas normatizaram internamente o ressarcimento através de Portaria, a exemplo do TCU e TCE-SC.
O Tribunal de Contas do Paraná orienta que o veículo do servidor público seja previamente cadastrado na repartição pública competente. Por sua vez, o Tribunal de Contas de Santa Catarina condiciona o uso de veículo particular em serviço à comprovação da propriedade, habilitação do servidor e existência de apólice de seguro contra terceiros e danos pessoais (inciso I do § 2º do art. 19 da Portaria TCE-SC nº 0434/2017).
Antes de iniciar o deslocamento do veículo, o gestor tem que determinar a conferência da quilometragem inicial evidenciada no odômetro do carro do servidor. O mesmo procedimento tem de ser feito ao final do percurso. Ademais, a distância percorrida pelo servidor público evidenciada no odômetro do veículo deverá ser confrontada com as informações prestadas por órgãos oficiais ou com dados de ferramentas de aplicação disponíveis na rede mundial de computadores.
A apresentação de notas fiscais emitidas por postos de combustíveis localizados no trajeto realizado pelo servidor público também é um mecanismo de controle que pode ser adotado pelas órgãos públicos. O Tribunal de Contas da União, ao regulamentar o uso de veículo próprio em serviço, previu que “independentemente da distância percorrida, o servidor que utilizar meio próprio de locomoção deve apresentar nota fiscal de combustível na localidade ou no trajeto desenvolvido, ou outro documento comprobatório similar, sob pena de devolução do valor recebido a título da indenização”.
Se no percurso realizado pelo servidor existirem pedágios, a administração pública poderá ressarcir este gasto extra, caso o mesmo não esteja previsto no cálculo do valor do quilometro rodado. No entanto, as despesas com manutenção, acidentes, multas ou avarias durante o percurso não deverão ser custeadas pela administração. Consoante regulamentação interna do Tribunal de Contas da União, “a opção de uso de veículo próprio para realização de serviço externo é de total responsabilidade da autoridade ou do servidor, inclusive quanto a possíveis despesas com a manutenção do veículo, acidentes, ou avarias no percurso” (§ 5º do art. 9 da Portaria TCU nº 562/2017). Quanto a este aspecto, o Tribunal de Contas do Paraná orienta que “o servidor público consinta no uso de seu veículo para deslocamento e declare que isenta a administração pública do pagamento de despesas de manutenção e por danos ocorridos em seu veículo”.
No que concerne ao valor padronizado de ressarcimento de transporte (valor pago por quilometro rodado), a administração tem de demonstrar a memória de cálculo com os parâmetros que foram utilizados para definição do importe a ser pago. Além do mais, o valor padronizado poderá sofrer limites máximos em função do princípio da eficiência administrativa. Este princípio basilar da gestão pública demanda a demonstração de que a opção do ressarcimento pelo uso de veículo próprio é mais vantajosa para administração, considerando as demais alternativas disponíveis.
Por fim, no processo de pagamento da indenização de combustível deve restar comprovada a relação causal entre a necessidade de utilização do veículo próprio do servidor com o interesse público da administração.
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