A Lei nº 8.666/93 assevera que a documentação relativa à regularidade trabalhista consistirá na prova de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, mediante apresentação de certidão negativa (art. 29, V). Portanto, o fiscal do contrato deverá exigir durante a execução contratual a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).
A exigência dessa certidão visa comprovar a idoneidade da contratada, evitar a responsabilidade subsidiária da administração pública e viabilizar a quitação das dívidas trabalhistas das empresas, impedindo-as de contratar com o poder público enquanto possuírem débitos trabalhistas.
Especificamente quanto à responsabilidade subsidiária da administração, o Tribunal Superior do Trabalho considera que “os entes integrantes da Administração Pública direta e indireta respondem subsidiariamente pelo inadimplemento das obrigações trabalhistas caso evidenciada a sua conduta culposa no cumprimento das obrigações da Lei n.º 8.666, de 21.06.1993, especialmente na fiscalização do cumprimento das obrigações contratuais e legais da prestadora de serviço como empregadora”.
Percebe-se que se restar evidenciada a omissão do poder público no dever de fiscalização, a administração poderá responder subsidiariamente pelos débitos trabalhistas da contratada. Desse modo, a atuação efetiva do fiscal do contrato é demasiado importante a fim de evitar prejuízos ao erário e a responsabilização da entidade pública.
Nesse sentido, a CNDT é o documento hábil para comprovar a regularidade trabalhista da empresa, uma vez que a ausência desse documento indica o “inadimplemento de obrigações estabelecidas em sentença condenatória transitada em julgado proferida pela Justiça do Trabalho ou em acordos judiciais trabalhistas, inclusive no concernente aos recolhimentos previdenciários, a honorários, a custas, a emolumentos ou a recolhimentos determinados em lei”. A não apresentação da CNDT também pode apontar que a empresa se encontra “inadimplente com obrigações decorrentes de execução de acordos firmados perante o Ministério Público do Trabalho ou Comissão de Conciliação Prévia”. (art. 642-A da CLT).
Além da CNDT, o fiscal poderá adotar procedimentos adicionais para assegurar a regularidade trabalhista da contratada, uma vez que a referida certidão possui validade de 180 (cento e oitenta) dias contado da data de sua emissão (§ 4º do art. 642-A da CLT). Como os contratos administrativos possuem, em regra, vigência de 12 meses, a empresa contratada poderá chegar ao final do contrato com certidão emitida seis meses atrás. Desse modo, o fiscal pode solicitar outros documentos para avaliar o cumprimento das obrigações trabalhistas da contratada, especialmente nos contratos de terceirização de mão de obra.
Nessa perspectiva, o fiscal do contrato poderá solicitar a relação de empregados, a carteira de trabalho e previdência social dos funcionários que prestam serviços ao poder público através da empresa contratada, exames médicos admissionais, extratos das contas do INSS e FGTS, cópia da folha de pagamento, cópia de contracheques, comprovante de entrega de vale-transporte e vale-alimentação, termos de rescisão de contrato devidamente homologados pelo sindicato da categoria, dentre outros.
Com vistas a mitigar os riscos de inadimplementos trabalhistas, o fiscal do contrato também poderá requerer, nos termos contratuais, que a contratada deposite em conta específica pagamentos referentes ao décimo terceiro salário, 1/3 constitucional de férias e a multa do FGTS quando da ocorrência do fato gerador. Este procedimento é adotado pela administração pública federal e visa evitar que no momento do desembolso destas despesas a contratada não disponha de recursos suficientes para quitação do débito.
Nota-se que a comprovação da regularidade trabalhista não se restringe a apresentação da Certidão Negativa de Débitos Trabalhista, podendo o fiscal solicitar documentos adicionais, conforme as peculiaridades da contratação. Para isso, recomenda-se que esta possibilidade esteja normatizada e prevista no edital e no instrumento contratual.
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