Conforme definição do Decreto Federal nº 7.892/2013, a ata de registro de preços é o “documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas” (art. 2º, II). Nota-se que o fornecedor que registrar sua oferta na ata de registro de preços estará obrigado (vinculado) a entregar os bens nos termos da proposta. No entanto, após a vigência da ata (doze meses), cessará sua obrigação.
Por outro lado, a ata de registro de preços não obriga a administração pública a celebrar contrato, uma vez que um dos requisitos do sistema de registro de preços é justamente a imprevisibilidade do quantitativo a ser demandado pelo órgão público. Ademais, a administração poderá, inclusive, realizar procedimento licitatório específico para adquirir bens constantes da ata, desde seja assegurada preferência ao fornecedor registrado em igualdade de condições. (art. 16 do Decreto nº 7.892/2013).
Percebe-se que a ata de registro de preços é um procedimento preliminar à celebração do contrato administrativo. Conforme disposição da norma supramencionada, “a contratação com os fornecedores registrados será formalizada pelo órgão interessado por intermédio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa, autorização de compra ou outro instrumento hábil” (art. 15).
Logo, o comprometimento da administração perante o fornecedor somente é efetivado quando da celebração do contrato ou da emissão do empenho. Desta feita, não há óbice à emissão de empenho após o vencimento da ata de registro de preços, uma vez que esta não gera obrigação de pagamento por parte do poder público.
Essa posição é ratificada pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal, o qual considerou que “considera-se regular o empenho realizado após o vencimento da Ata de Registro de Preços, uma vez que o registro de preços formaliza a vinculação do licitante ao preço oferecido e às demais condições registradas, sendo o contrato, entretanto, o instrumento responsável por reger as relações jurídicas obrigacionais entre as partes, como as condições de entrega e pagamento e que, por isso, deverá estar vigente quando do cumprimento da obrigação”.
Desta feita, o setor contábil ou a autoridade competente poderá emitir empenho de despesa após a vigência da ata de registro de preços, desde que compatível com o instrumento contratual. No entanto, deve-se ressaltar que se o instrumento do contrato for substituído pelo próprio empenho, este deverá se emitido no prazo de vigência da ata.
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