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Uma das atribuições do fiscal do contrato administrativo é averiguar se a empresa contratada mantém durante toda a execução contratual a regularidade jurídica. A fim de cumprir este mister, o fiscal deverá conferir alguns documentos que evidenciam a regularidade jurídica do fornecedor.
Consoante disposição da Lei nº 8.666/93, a documentação relativa à habilitação jurídica das empresas que contratam com o Poder Público, conforme o caso, consistirá em: 1. Cédula de identidade; 2. Registro comercial, no caso de empresa individual; 3. ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais, e, no caso de sociedades por ações, acompanhado de documentos de eleição de seus administradores; 4. Inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício; 5. Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País, e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a atividade assim o exigir (art. 28 da Lei nº 8.666/93).
Estes documentos servem, em suma, para comprovar a capacidade da empresa e de seus representantes praticarem atos necessários para a execução contratual. Em função disto, as alterações estatutárias ou comerciais da empresa devem ser comunicadas ao fiscal do contrato para que este verifique o impacto na execução do objeto pactuado e promova as medidas pertinentes a fim de resguardar o interesse da administração.
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