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Além da determinação imposta pela Lei nº 8.666/93 na designação de um servidor público para ser fiscal de contrato administrativo, a referida norma também assevera que “o contratado deverá manter preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato” (art. 68).
O preposto é uma pessoa que age em nome de uma empresa ou organização. Nesse sentido, a companhia que foi contratada deverá designar um representante dela para tratar da execução contratual junto ao fiscal do contrato e à administração pública. Saliente-se que a indicação de um preposto deverá passar pelo crivo do órgão contratante.
A presença de um preposto da empresa contratada é de suma importância para evitar conflitos na comunicação entre a companhia e o poder público e melhorar a eficiência administrativa. Ademais, a relação do fiscal somente com o preposto da empresa descaracteriza a subordinação entre os funcionários da companhia e a administração pública, pois evita-se a ordem direta do fiscal perante os funcionários da contratada.
Assim, sempre que o fiscal do contrato detectar algum tipo de impropriedade na execução contratual que necessite a sua interferência, ele deve evitar dar ordens diretas aos funcionários da contratada, encaminhado suas observações ao preposto designado pela companhia. Somente os casos excepcionais de extrema gravidade justificam a interferência direta do fiscal.
Portanto, nota-se que tão essencial quanto designar um servidor para fiscalizar os contratos administrativos é exigir da empresa contratada que indique, formalmente, um representante seu (preposto) para responder perante a administração pública e o fiscal do contrato.
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