Quando a regulamentação local não faz distinção entre o fiscal técnico e administrativo dos contratos públicos, o servidor designado exercerá todas as funções necessárias para garantir o regular cumprimento do objeto contratual. Contudo, no caso de existir diferenciação, normalmente o fiscal administrativo analisará os aspectos formais do contrato, enquanto o fiscal técnico será responsável pela fiscalização material do ajuste.
A fim de diferenciar melhor essas duas atribuições, reproduzimos a seguir alguns exemplos elencados pelo Tribunal de Contas do Mato Grosso das funções exercidas pelo fiscal administrativo (análise formal) e técnico (fiscalização material).
Em geral, a análise formal dos contratos administrativos engloba os seguintes aspectos:
a) aplicação de check-list – ex.: conferência dos documentos exigidos para liquidação da despesa;
b) analise formal dos documentos fiscais – ex.: validade do documento fiscal, dados do contratante e dados do contratado;
c) análise da compatibilidade do objeto faturado nos documentos fiscais com as informações do contrato e do relatório de medição – ex.: descrição do objeto, preços unitários, preço total e quantidade faturada;
d) conferência das condições de habilitação da contratada – ex.: regularidade jurídica, fiscal e trabalhista;
e) verificação do cumprimento formal de obrigações sanitárias e ambientais – alvarás, licenças, etc.;
f) conferência do cumprimento das obrigações trabalhistas pela contratada em relação aos contratos com interposição de mão de obra.
Por sua vez, a análise material dos contratos administrativos exige do fiscal técnico que ele:
a) conheça a descrição dos bens, serviços e obras a serem executados (prazos, locais, materiais a serem empregados);
b) acompanhe a execução dos serviços e obras, verificando a correta utilização dos materiais, equipamentos, e se as quantidades desses insumos são suficientes para que seja mantida a qualidade do serviço ou da obra;
d) solicite, quando for o caso, que os serviços e obras sejam refeitos no caso de apresentarem inadequações ou vícios;
e) sugira a aplicação de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das obrigações;
f) anote em livro de ocorrências todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário para a regularização das faltas ou defeitos observados;
g) comunique a autoridade superior eventuais atrasos nos prazos de entrega ou execução do objeto;
h) zele pela fiel execução do contrato, sobretudo no que concerne a qualidade dos materiais utilizados e dos serviços prestados;
i) acompanhe o cumprimento, pela contratada, do cronograma físico-financeiro;
j) estabeleça prazo para correção de eventuais pendências na execução do contrato e informar a autoridade competente ocorrências que possam gerar dificuldades a conclusão dos serviços e obras, ou em relação a terceiros;
l) realize, juntamente com a contratada, as medições dos serviços e obras nas datas estabelecidas, antes de atestar as respectivas notas fiscais;
m) realize a medição dos serviços efetivamente executados, de acordo com a descrição dos serviços definida na especificação técnica do contrato, e emita atestados de avaliação dos serviços prestados;
n) receba os bens adquiridos e promova a conferência com as especificações e condições constantes do contrato e da nota fiscal (quantidade, marca, especificações técnicas, requisitos de qualidade, preço, etc.)
o) realize visitas ou inspeções periódicas nos locais onde o contrato está sendo executado, a fim de constatar, com seus próprios olhos, a regular execução do contrato ou não.
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