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O ciclo PDCA consiste numa ferramenta de gestão que possui a finalidade de melhorar de forma contínua os processos administrativos através da utilização de quatro ações: planejamento (Plan), execução (Do), verificação (Check) e ação corretiva (Act).
O uso desta ferramenta no processo de fiscalização dos contratos administrativos pode organizar as atividades do fiscal, proporcionando maior foco nas questões mais relevantes e a otimização do tempo despendido.
Na primeira etapa do ciclo, o fiscal deverá realizar o planejamento das ações necessárias para a fiscalização dos contratos sob sua responsabilidade. Nesta fase o fiscal deve definir quais pontos do edital da licitação (proposta comercial, projeto executivo, etc) e do instrumento do contrato necessitam ser acompanhados para garantir o cumprimento do objeto contratual.
No planejamento o fiscal definirá a metodologia de trabalho que será executada no acompanhamento contratual, fixando por exemplo: os documentos que a empresa deverá apresentar, as condições e prazos para apresentação, cronograma de reuniões com o preposto da contratada e com o gestor do contrato, diligências “in loco”, necessidade de contratação de um assistente, dentre outros elementos relevantes.
Nota-se que o trabalho do fiscal do contrato inicia-se antes mesmo da fiscalização propriamente dita. O planejamento é de suma importância para nortear todo o trabalho de fiscalização, evitando a desorientação do fiscal na próxima etapa do ciclo: a execução.
Na segunda etapa do processo, o fiscal deverá realizar o acompanhamento e a fiscalização conforme definição na fase anterior do planejamento. E neste momento que o fiscal efetuará as anotações e registros da realidade encontrada na inspeção. Na execução da fiscalização o fiscal exercerá boa parte das atribuições que lhe são conferidas pela Lei nº 8.666/93 e demais normas locais.
Uma vez realizado o planejamento e conferida a realidade da execução contratual, o fiscal deverá observar quais aspectos necessitam de melhorias e quais pontos precisam de correção. Ou seja, na terceira e quarta etapas do ciclo PDCA (verificação e ação corretiva) o fiscal apontará as falhas cometidas pela contratada, aplicará penalidades, notificará a autoridade superior sobre pontos que fogem da sua competência, revisará o planejamento propondo novas ações e elaborará relatórios.
Uma vez finalizada as últimas fases do ciclo (verificação e ação corretiva), todo o processo reinicia. Porém, nesse novo ciclo o fiscal adquirirá conhecimento e aprendizado suficientes para que a nova rodada de planejamento, execução, verificação e ação corretiva seja melhor do que a anterior.
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