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Uma das funções da pesquisa de preços para formação do termo de referência nas licitações é averiguar objetivamente o valor mercadológico do produto/serviço que se pretende adquirir. A objetividade da pesquisa é refletida através da cotação de preços ofertada pelas empresas consultadas pela administração pública.
Porém, ainda que o Poder Público não tenha influência no preço ofertado pelas empresas, ele não poderá aceitar de modo absoluto que o valor da cotação reflete necessariamente os preços mercadológicos. Pois, o mercado não é totalmente perfeito, podendo haver distorções nos preços em razão de sazonalidades, concorrência, incentivos fiscais, políticas governamentais, clima, etc.
Por esta e outras razões, a pesquisa de preços deve sofrer uma avaliação crítica do Poder Público, especialmente quando se observar distorções relevantes entre as cotações consultadas ou diferenças substanciais comparativamente a contratações anteriores.
Segundo entendimento do Tribunal de Contas da União, "não é admissível que a pesquisa de preços de mercado feita pela entidade seja destituída de juízo crítico acerca da consistência dos valores levantados, máxime quando observados indícios de preços destoantes dos praticados no mercado". Nesse sentido, “a pesquisa de preços que antecede a elaboração do orçamento de licitação demanda avaliação crítica dos valores obtidos, a fim de que sejam descartados aqueles que apresentem grande variação em relação aos demais e, por isso, comprometam a estimativa do preço de referência”.
Portanto, mesmo que a pesquisa de preços esteja embasada em dados objetivos, isto não impede que os responsáveis pela sua elaboração façam uma análise crítica das cotações e, eventualmente, desconsiderem valores manifestamente inexequíveis ou excessivamente elevados. Por fim, caso a equipe responsável pela pesquisa não se sinta segura acerca dos preços cotados, deve-se ampliar a consulta para mais empresas, não se restringindo a apenas 3 (três) orçamentos.
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