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O objetivo principal da pesquisa de preços na licitação é ter um parâmetro para que a administração averigue a compatibilidade mercadológica das propostas de preços dos licitantes.
Como a licitação é um procedimento formal e tendo vista que a regra na administração pública é a motivação e justificativa dos atos, a pesquisa de preços deve restar devidamente comprovada. Ademais, a confirmação da compatibilidade dos preços contratados com os praticados no mercado pressupõe a comparação entre o valor contratual e os preços constantes da pesquisa. Logo, é imprescindível o registro formal das cotações ofertadas pelas empresas.
Desta feita, a pesquisa de preços realizada por telefone não é necessariamente irregular, desde que o responsável pela consulta demonstre que efetuou a consulta ao fornecedor. O Tribunal de Contas da União somente aceita a pesquisa de preços por telefone se houver comprovação documental da realização deste procedimento.
Por sua vez, o Superior Tribunal de Justiça permite internamente que a pesquisa de preços seja feita por telefone, desde que “presente nos autos comprovante de sua realização constando o nome e a matrícula do servidor responsável pela pesquisa, o nome da empresa e dos empregados que forneceram o orçamento, além do número do telefone, da data e do horário da pesquisa”.
Portanto, em regra, não há óbice para que as prefeituras e câmaras municipais realizem as cotações de preços nos procedimentos licitatórios através de telefone, desde que consigam evidenciar formalmente a realização do procedimento. Caso contrário, orienta-se que o contato telefônico seja apenas um instrumento para colheita futura dos preços dos fornecedores.
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