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O termo de referência é o documento da licitação que contém informações obtidas a partir dos levantamentos feitos pela administração no tocante ao objeto a ser contratado. Dentre essas informações, consta a estimativa do custo financeiro da contratação, o qual é obtido através de uma pesquisa de preços. Noutras palavras, a pesquisa de preços irá fundamentar a estimativa do valor da contratação constante do termo de referência.
Em função de servir de parâmetro para a definição do valor da contratação, a pesquisa de preços não pode se limitar a coleta de 3 (três) orçamentos no mercado, ainda que esse procedimento seja o usualmente aceito pela doutrina e jurisprudência.
Em que pese a consulta mercadológica realizada junto a possíveis fornecedores ser uma fonte para aferir a compatibilidade dos preços contratados junto ao mercado, bem como evidenciar mais fidedignamente os valores atuais dos produtos/serviços, ela também possui limitações.
Uma das principais limitações da consulta de preços junto aos fornecedores reside no fato do orçamento ofertado por estas empresas não refletir todas as condições da execução do objeto licitatório. Geralmente, os preços dos produtos/serviços coletados no mercado refletem as condições usuais de transação das empresas. Isto significa que características específicas do objeto licitatório e das condições de execução do contrato, que geralmente são expostas no termo de referência ou projeto básico, podem não ter sido considerados na cotação de preços. Isso pode gerar divergências significativa entre os preços coletados no mercado e os que seriam ofertados pelas empresas caso conhecessem todas as condições de execução do contrato.
Em razão disto, é imprescindível que os responsáveis pela pesquisa de preços também consultem os valores efetivamente contratados pelo Poder Público (contratos anteriores), pois nestes preços provavelmente estão embutidos alguns custos que não são visíveis quando o fornecedor oferece um orçamento básico em resposta a um pedido da prefeitura ou câmara municipal.
Nesse sentido, o Tribunal de Contas de Minas Gerais orienta que a administração pública utilize como fontes para as pesquisas de preços os valores constantes em atas de registros, os preços para o mesmo objeto com contrato vigente no órgão promotor da licitação e contratações similares de outros entes públicos em execução ou concluídos nos 180 dias anteriores à data da pesquisa de preços.
Portanto, com o intuito de dar maior credibilidade à pesquisa de preços e, consequentemente, maior compatibilidade dos preços de mercado com o objeto da licitação, recomenda-se que o órgão promotor do certame consulte os preços praticados nos contratos administrativos vigentes ou nos já encerrados.
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