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O administrador público está impedido legalmente de contratar com empresas que se encontrem em situação irregular perante os órgãos da administração pública. Em razão disto, uma das fases do procedimento licitatório consiste na verificação de que a empresa possui habilitação jurídica e regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária.
O objetivo principal destas exigências é verificar se o licitante possui condições de executar o contrato e que a administração não contratará empresas irregulares. Pois, não seria justo o Estado impor a todas as empresas do mercado o cumprimento de exigências formais e o pagamento de impostos e, no momento da contratação, firmar um ajuste com uma empresa irregular em detrimento daquelas que se esforçam para manter suas obrigações em dia.
Contudo, ainda que se exija a comprovação da regularidade das empresas na fase da habilitação e durante todo o contrato, a Lei nº 8.666/93 nada menciona acerca da necessidade de regularidade destas empresas no momento da pesquisa de preços para formação do orçamento estimativo ou do termo de referência.
Como se trata de um procedimento burocrático bem trabalhoso, de fato não é razoável exigir, no momento da cotação de preços, que as empresas consultadas demonstrem sua regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária.
Por outro lado, sabe-se que empresas que não pagam impostos, não recolhem as contribuições previdenciárias de seus funcionários e que não cumprem as exigências da legislação trabalhista concorrem em desigualdade com o restante do mercado. Por isso, possuem condições de fornecer produtos/serviços com preços mais baixos.
Em razão disto, orienta-se que os responsáveis pela pesquisa de preços verifiquem, minimamente, se as empresas que ofertaram cotações de preços estão em situação regular. Não se está querendo que os responsáveis pela pesquisa realizem uma pré-habilitação das empresas, mas que se verifique ao menos a situação das empresas consultadas perante alguns órgãos da administração pública.
Como boa parte das certidões de regularidade podem ser obtidas através da internet, recomenda-se que a equipe da pesquisa consulte alguns órgãos a fim de verificar a regularidade da firma que forneceu um orçamento.
Este procedimento, além de dar mais credibilidade à pesquisa, amplia a possibilidade dos preços consultados serem de fato condizentes com o mercado, haja vista terem sido obtidos em firmas que cumprem com a legislação trabalhista, tributária e previdenciária.
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