Não é incomum as pessoas que trabalham no setor público ter a ideia equivocada de que a comprovação da despesa pública somente é feita através de documentos formais (nota fiscal, recibo, comprovante de TED, etc).
Ainda que estes elementos sejam essenciais para comprovar o gasto público, há outros fatores que não podem ser menosprezados, especialmente quando restam dúvidas quanto à legitimidade dos documentos formais.
Especificamente quanto à aquisição de medicamentos, há algumas questões adicionais que precisam ser observadas pelos gestores públicos a fim de comprovar a despesa pública. É que a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) determina que os documentos fiscais devem conter, dentre outros elementos, o número do lote do medicamento, data de fabricação e validade (art. 9º da Portaria nº 802/1998). Ademais, as empresas autorizadas como distribuidoras tem o dever de somente efetuar as transações comerciais através de nota fiscal que contenha obrigatoriamente o número do lote dos medicamentos (art. 13, X).
Além dessa formalidade determinada pelo Órgão de Vigilância Sanitária, o Tribunal de Contas da União orienta que a prefeitura também possua um controle de estoque, pois este sistema evidência se os medicamentos de fato foram adquiridos e entraram no estoque.
Diante dos fatos acima elencados, nota-se que a nota fiscal por si só não comprova totalmente a despesa, notadamente quando desacompanhada da identificação do lote do medicamento. Segundo o TCU, “na aquisição de medicamentos, a existência de nota fiscal, ainda que atestada, desacompanhada de outras evidências de recebimento dos produtos, é insuficiente para comprovar a regular aplicação dos recursos públicos envolvidos, cabendo a responsabilização solidária da empresa fornecedora caso tenha emitido a nota fiscal sem a indicação dos lotes dos medicamentos (Resolução Anvisa - RDC 320/2002)”.
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