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A prorrogação dos contratos administrativos pressupõe a manutenção das condições vantajosas para o Poder Público. Como os contratos administrativos geralmente possuem prazo de vigência de 12 (doze) meses, as condições do mercado no momento da celebração do ajuste podem não mais existir quando da prorrogação do mesmo.
Desse modo, para aferir se a prorrogação do contrato é vantajosa para administração, faz-se necessário, via de regra, comparar os termos contratuais com as propostas atuais do mercado. Isto é, a autoridade competente deve, em regra, realizar uma nova pesquisa de preços para certificar-se que a manutenção do contrato atual continua vantajosa. Para isto, deve-se comparar as novas cotações de preços do mercado com os valores atuais do contrato.
Segundo orientação do Tribunal de Contas da União, “antes da prorrogação de um contrato deve ser realizada ampla pesquisa de preços no mercado, com vistas à obtenção das condições mais vantajosas para a Administração”. Logo, “se houver interesse da Administração em renovar determinado contrato, a pesquisa de preços que demonstre a economicidade da renovação em comparação com a realização de novo certame deve ser realizada com a antecedência necessária”.
Ainda que a regra seja a necessidade de realização de nova pesquisa de preços nas prorrogações contratuais, há situações de dispensa deste procedimento.
O próprio Tribunal de Contas da União possui entendimento no sentido de que, “na contratação de prestação de serviços de natureza contínua, demonstra-se a vantajosidade econômica da prorrogação contratual, sem a necessidade de pesquisa de mercado, quando previstos requisitos contratuais de reajuste salarial, de índices de preços de insumos e de limites de preço para contratação”.
Na referida decisão, o TCU considerou que algumas condições devem ser atendidas para que se dispense a pesquisa de mercado nas prorrogações contratuais, quais sejam:
1. Previsão de que as repactuações de preços envolvendo a folha de salários serão efetuadas somente com base em convenção, acordo coletivo de trabalho ou em decorrência de lei;
2. Previsão de que as repactuações de preços envolvendo materiais e insumos (exceto, para estes últimos, quanto a obrigações decorrentes de acordo ou convenção coletiva de trabalho e de Lei) , serão efetuadas com base em índices setoriais oficiais, previamente definidos no contrato, a eles correlacionados, ou, na falta de índice setorial oficial específico, por outro índice oficial que guarde maior correlação com o segmento econômico em que estejam inseridos ou adotando, na ausência de índice setorial, o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA/IBGE.
3. Nos casos dos serviços continuados de limpeza, conservação, higienização e de vigilância, a vantajosidade econômica da contratação para a Administração, observado o disposto nos itens 1 e 2, somente estará garantida se os valores de contratação ao longo do tempo e a cada prorrogação forem inferiores aos limites estabelecidos em ato normativo da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - SLTI/MP (No caso dos municípios, pode-se observar atos normativos similares ou próprios).
Portanto, verifica-se que a dispensa da pesquisa de preços nas prorrogações dos contratos é um procedimento excepcional, somente sendo admitida quando atendidas as condições supramencionadas.
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