A comprovação da despesa é um assunto de grande relevância para o gestor que administra, guarda, arrecada ou mantém sob sua responsabilidade recursos ou bens públicos. Dessa forma, saber quais são os documentos necessários e hábeis para que a despesa reste aprovada é essencial. De modo geral, o gasto público é legitimado quando acompanhado de documentos capazes de evidenciar o nexo causal entre a saída de recursos, a entrega dos bens/serviços em consonância com as especificações estabelecidas e os respectivos documentos formais.
Com relação ao desembolso de recursos públicos e aos documentos formais, não há grandes problemas em comprovar os dispêndios, pois existem diversos instrumentos capazes de fazê-lo, tais como extratos bancários, comprovante de transferências, notas fiscais, recibos e atestos. Porém, no que tange à comprovação da entrega dos bens e serviços, a demonstração da correta aplicação dos recursos é mais complexa, demandando a confecção de outros meios de prova, notadamente o registro fotográfico, vídeos, matérias de jornais e revistas, etc.
Especificamente nos casos dos convênios, malgrado o encargo pela prestação de contas seja do Município, é de bom grado que a firma contratada para executar o acordo também guarde meios de prova capazes de demonstrar o cumprimento de suas obrigações, especialmente para evitar responsabilização.
Todavia, na hipótese de carência da comprovação da normalidade da aplicação dos recursos públicos, devido à ausência de demonstração da materialidade do gasto, a sociedade particular não poderá ser responsabilizada solidariamente. Esse é o entendimento do Tribunal de Contas da União – TCU[1], in verbis: “no caso de débito decorrente da não apresentação pelo gestor convenente de documentos que comprovem a realização de evento artístico (fotografia, filmagem, publicação em jornais, revistas ou reportagens televisivas), não cabe a responsabilização solidária da empresa contratada”.
Destarte, “em situações em que reste demonstrada a não execução física do objeto, o terceiro que eventualmente foi remunerado pela realização do objeto não executado deve integrar a relação processual e responder solidariamente com o agente público pelo dano apurado. Contudo, não se deve olvidar que a comprovação da efetiva execução física do convênio é ônus unicamente do agente público, que tem o dever constitucional de prestar contas, demonstrando a boa e regular aplicação dos recursos federais geridos. É dizer, a responsabilização do terceiro contratado não deve ter por corolário a não comprovação da execução do objeto, porquanto não é seu o dever de prestar contas dos recursos federais, mas, sim, do agente público”.
Assim, “para haver a condenação da empresa, a sua responsabilização deve estar calcada na confirmação de que contribuiu para a consecução do dano, e não simplesmente no dano ficto, presumido, ou seja, aquele decorrente da ausência de comprovação da execução física do convênio, imputável somente ao agente público”.
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[1] TCU – Acórdão n.º 6079/2022 – Segunda Câmara.
