O empenho da despesa é “o ato emanado da autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição” (art. 58 da Lei nº 4.320/64). Ademais, “para cada empenho será extraído um documento denominado nota de empenho que indicará o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da dotação própria” (art. 61 da Lei nº 4.320/64).
Percebe-se que a autorização da despesa se processa através da nota de empenho, a qual conterá, dentre outros elementos, a assinatura da autoridade competente (ordenador de despesas). Logo, para que a despesa reste autorizada não é suficiente a emissão da nota de empenho, mas também que esta esteja devidamente assinada pelo ordenador da despesa. Ou seja, a assinatura da autoridade competente ratifica que a despesa está autorizada. Além do mais, pelo fato da nota de empenho constituir um dos documentos essenciais para a liquidação da despesa, é imprescindível a presença da assinatura.
Além de ratificar a obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição, a assinatura da autoridade na nota de empenho é indispensável para fins de responsabilização, haja vista que se deve evidenciar quem foi o responsável pela autorização do gasto.
Cumpre ressaltar que a identificação do ordenador de despesas através de sua assinatura na nota de empenho é imprescindível para fins de prestação de contas, pois a Constituição da República determina que qualquer pessoa física que assuma obrigação de natureza pecuniária em nome do órgão público deverá prestar contas perante o Tribunal de Contas (parágrafo único do art. 70).
Em geral, os Tribunais de Contas consideram irregular a nota de empenho sem a devida assinatura (física ou eletrônica), a exemplo do TCE-SC e TCE-MG. Conforme entendimento do Tribunal de Contas do Estado do Piauí - TCE/PI, “a ausência de assinatura do ordenador de despesa em notas de empenho demonstra inobservância do art. 58, Lei nº 4.320/64”.
No mesmo sentido, o Tribunal de Contas da União – TCU decidiu que “o ordenador de despesas tem o dever de verificar a legalidade e a legitimidade dos documentos geradores de despesa, não sendo sua assinatura mera formalidade, assim como de acompanhar e fiscalizar a atuação de seus subordinados”.
Portanto, nota-se que a carência de assinatura da autoridade competente nas notas de empenho não é mera formalidade, porquanto, além de descumprir as normas de direito financeiro, prejudica a responsabilização do agente público que autorizou a obrigação de pagamento.
