As compras da administração pública, sempre que possível, devem ser processadas através do sistema de registro de preços, o qual deve ser precedido de ampla pesquisa mercadológica. Todavia, esse procedimento é mais indicado em certas circunstâncias, notadamente quando:
a) pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
b) for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;
c) for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou
d) pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela administração.
Outrossim, a Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei Nacional n.º 14.133/2021) previu a possibilidade de o sistema de registro de preços ser utilizado, além nos casos de dispensa e inexigibilidade, para obras de engenharia, desde que sejam atendidas, dentre outros, os seguintes requisitos: existência de projeto padronizado, sem complexidade técnica e operacional; necessidade permanente ou frequente de obra ou serviço a ser contratado.
Nota-se que o sistema de registro de preços deve ser usado em circunstâncias específicas, sendo impertinente utilizá-lo quando o Município pretende adquirir os produtos de uma única vez.
Acerca desta questão, o Tribunal de Contas da União – TCU pontuou que “afronta os princípios da razoabilidade e da finalidade à utilização, pelo órgão gerenciador, do sistema de registro de preços para realização de contratação única e integral do objeto registrado, ocasionando a extinção da ata na primeira contratação”.
A Corte de Contas federal também aduziu que é impróprio constituir uma ata de registro de preços para simplesmente firmar contrato pela totalidade do valor da ata, ainda que a ata pudesse ser utilizada pelos “caronas”, posto que a finalidade precípua deste procedimento é o atendimento das necessidades do "gerenciador" e dos eventuais "participantes".
Desta feita, se a maior parte do objeto do certame vai ser adquirido integralmente, o sistema de registro de preços não é o meio mais adequado para efetivar as aquisições.
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