Atualmente, diversos editais de licitações permitem que alguns atos do procedimento licitatório sejam realizados através do envio de mensagens eletrônicas (e-mail), desde a interposição de recursos ou até mesmo o encaminhamento de documentos complementares à habilitação dos licitantes.
Entrementes, o que não se verifica nos instrumentos convocatórios são procedimentos operacionais que devem ser feitos a fim de assegurar que a mensagem enviada pela empresa participante foi de fato recebida pela administração, pois, como é cediço, alguns e-mails são filtrados pelo servidor do sistema de mensagens eletrônicas, findando por não serem entregues ou classificados como “lixo eletrônico” ou “spam”.
Nestas situações, quem tem razão? O licitante que enviou a mensagem? Ou a administração que não recebeu devido ao filtro da ferramenta?
Analisando um caso concreto, o Tribunal de Contas da União – TCU decidiu que “a ausência de disponibilização, à licitante melhor colocada no certame, de meios alternativos para novo envio de documentação originalmente encaminhada, em resposta a diligência, por meio de mensagem eletrônica classificada como spam pelo servidor de e-mail da entidade promotora do certame afronta o art. 31 da Lei 13.303/2016 (Lei das Estatais), bem como os princípios da eficiência, da economicidade e da seleção da proposta mais vantajosa”.
In casu, a empresa que ofertou a melhor proposta foi desclassificada do certame em virtude de não ter enviado a documentação complementar solicitada pela Comissão Permanente de Licitação – CPL. Contudo, restou evidenciado que a firma encaminhou os documentos, porém a mensagem foi classificada como spam, levando a administração a inferir que a diligência não foi atendida. A Corte de Contas federal entendeu que assistia razão à empresa, pois caberia à CPL propor novo prazo para envio dos documentos, ou solicitar a remessa por meio alternativo.
Desta feita, a fim de evitar esse tipo de problema, é de bom alvitre que os instrumentos convocatórios estabeleçam procedimentos a serem adotados para certificação do efetivo recebimento dos documentos remetidos eletronicamente.
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