Os documentos fiscais devem possuir informações não só para efeitos tributários, mas também para identificar, de forma razoavelmente detalhada, a descrição dos produtos, bem como elementos adicionais essenciais para especificar a transação. Ou seja, deve-se evitar notas fiscais com dados insuficientes ou genéricos, notadamente quando a administração pública for a destinatária das mercadorias/serviços.
Assim, é imprescindível que os documentos fiscais guardem relação clara com o objeto adquirido pelo Poder Público, sob pena da prestação de contas do gestor restar comprometida ou insuficientemente comprovada.
Cada vez mais os órgãos de fiscalização exigem a demonstração do nexo de causalidade entre os documentos formais de comprovação do gasto público com as aquisições efetivadas, aumentando a importância de as notas fiscais trazerem detalhes mais específicos.
Em certa assentada, o Tribunal de Contas da União - TCU deliberou que “a ausência de identificação do número do convênio nas notas fiscais apresentadas não é requisito meramente formal, visto que impede que sejam utilizadas para justificar despesas repetidas vezes em diferentes contratos ou convênios. A aposição de tal informação, portanto, é fundamental para o relacionamento entre a despesa realizada e o documento fiscal, e cumpre o estabelecimento do necessário nexo causal”. A preocupação da Corte de Contas federal é que a mesma nota fiscal seja utilizada para comprovar despesas similares.
Além da imprescindibilidade dos documentos fiscais destacarem elementos específicos das contratações públicas, como o número do convênio, edital da licitação, etc., nunca é demais recordar que tais informações também devem constar dos históricos dos empenhos de despesas.
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