Continuaremos a falar sobre os principais cuidados acerca da liquidação da despesa (leia a primeira parte do artigo aqui).
Os Tribunais de Contas sabem que a maior parte dos desvios de recursos públicos estão devidamente acompanhados dos documentos formais da liquidação da despesa, por isso exigem “algo mais” quando desconfiam que algum serviço não foi prestado.
Portanto, na fase da liquidação da despesa, os gestores precisam tomar alguns cuidados e instruir o processo de pagamento com outros documentos, além dos tradicionais (nota fiscal, recibo, cheque, etc). A título de exemplificação, listamos no quadro a seguir alguns documentos pertinentes para comprovar a efetiva prestação dos serviços.
Mesmo adotando todos esses cuidados e guardando a documentação comprobatória da despesa, em algumas situações os serviços são de difícil comprovação, principalmente quando não verificado no momento de sua ocorrência. É o caso, por exemplo, dos serviços de limpeza urbana. Porém, isto não significa que a Auditoria do TCE não possua outros mecanismos de aferição, tais como: histórico dos valores pagos, a relação entre a população e a quantidade de lixo recolhido, a comparação com outros municípios com estrutura similar de limpeza urbana e a utilização de estudos técnicos e científicos na área.
A guarda de documentos comprobatórios da efetiva prestação de serviços também deve ser realizada pelos fornecedores dos serviços. Pois, caso a Prefeitura ou a Câmara Municipal não seja capaz de comprovar que os serviços contratados foram de fato prestados, o Tribunal de Contas poderá imputar a responsabilidade também ao fornecedor contratado. Se restar comprovado que o prestador do serviço está em conluio, ou agiu de má-fé, a responsabilidade também poderá recair sobre sua pessoa, haja vista ser beneficiária do ato que causou lesão ao erário. Em algumas situações já houve casos dos TCE chamarem (dentro do processo) os fornecedores da administração pública para apresentarem documentos comprobatórios de que eles prestaram os serviços. Portanto, nota-se a importância dos fornecedores também guardarem a documentação que ateste a prestação do serviço. Inclusive, é de bom grado que os gestores públicos orientem seus fornecedores a proceder dessa forma.
A liquidação da despesa e a necessidade de comprovar a execução dos serviços é tão complexa e ampla que, mesmo a prefeitura dispondo de todos os documentos comprobatórios (formais e materiais), a despesa ainda pode ser questionada pela Auditoria. Com a introdução do Princípio da Eficiência da administração pública, não basta que a despesa esteja comprovada formal e materialmente, é preciso que ela atenda aos seus fins com o menor dispêndio de recursos possível.
Desse modo, levando-se em consideração o Princípio da Eficiência, além de outros como a Economicidade, Efetividade e Interesse Público, o TCE também pode questionar gastos antieconômicos, sem finalidade pública e ineficazes.
De nada adianta uma despesa com aquisição de merenda escolar estar totalmente comprovada se a merenda foi adquirida por preços superiores aos praticados pelo mercado (ineficiência), se foram adquiridos produtos vencidos (ineficácia), ou se a merenda está sendo destinada aos professores e não aos alunos (ilegitimidade). Quando falamos em legitimidade da despesa, estamos nos referindo ao real benefício trazido para sociedade decorrente daquele gasto. Assim, se um gestor constrói uma ponte para ligar um município A ou B gastando a metade do que foi orçado, pode-se dizer que ele foi eficiente e eficaz, pois gastou menos recursos (eficiência) e ligou os dois municípios (eficácia). Contudo, se não havia sentido algum ligar os dois municípios, se a ponte não trouxe nenhum benefício para a sociedade, a despesa não foi efetiva e descumpriu a finalidade pública.
Portanto, os gestores também devem se preocupar com estes aspectos que ultrapassam a mera comprovação dos aspectos materiais e formais da despesa.
